Operatie geslaagd

Het is wel een heel bijzonder vak: werken in een operatiekamer. Bij Inca Medical werken 51 medewerkers op de operatiekamers van verschillende ziekenhuizen in Nederland. Hoe bijzonder hun werk ook is, ook voor deze groep is werkgeluk belangrijk. Erik de Smit, HR-manager en mede-eigenaar, liet daarom een medewerkersonderzoek uitvoeren en liet de medewerkers zelf aan de slag gaan met verbeterplannen. Hoe organiseer je deze operatie?

Het begint met goede vragen

Het verbetertraject bij Inca Medical begon met een medewerkersonderzoek. Erik de Smit: ‘Het medewerkersonderzoek werd goed ontvangen. Medewerkers waren blij dat er wat gebeurde en dat ze konden meedenken over de organisatie. De respons was heel hoog. Het onderzoek was doordacht en sloot mooi aan op onze situatie, dan heb je een goede start.’

Betrokkenheid als basis

Inca Medical wordt geleid door zes vennoten. Hoe hebben jullie als vennoten het rapport ontvangen? ‘Het onderzoek leverde punten op die we herkenden. Het was ook spannend, want het is toch een spiegel over hoe je als MT richting en vorm geeft aan de organisatie. Je krijgt heel eerlijke feedback en stelt je daarin als vennoten ook wel kwetsbaar op. Maar het is belangrijk voor Inca dus goed om te doen.’

Nadat de resultaten bekend waren, heeft de MonitorGroep de resultaten besproken met de medewerkers. Hoe hebben jullie dit als vennoten ervaren?

‘De bespreking was heel fijn. Vooral de positieve insteek en de focus op verbeteren was prettig. En er was ook aandacht voor de dingen die al goed gaan. Je bent soms zo bezig in de dagelijkse gang van zaken, dat we daar niet altijd bij stilstaan. En eenmaal in gesprek over de resultaten met de medewerkers, zie je dat iedereen zo begaan is met de organisatie. Dat is wat je samen deelt. Je ziet ook meteen wat het potentieel is van Inca: we hebben al heel wat goede structuren, maar er zijn zeker ook dingen die beter kunnen. Dus dat hebben we opgepakt, samen met de medewerkers.’

 Inca-trail: 5 verbeterteams

Na de eerste bespreking zijn er verbeterplannen gemaakt in een verbeterworkshop. Hierin werkten de medewerkers samen aan concrete verbeteracties. Het resultaat: Vijf projectteams die gericht aan de slag gaan met een verbeterthema uit het medewerkersonderzoek. De plannen zijn inmiddels grotendeels opgezet. Nu komen de medewerkers ieder kwartaal bij elkaar. Tijdens deze bijeenkomsten presenteren de verbeterteams wat ze hebben bedacht en wat het heeft opgeleverd voor Inca Medical en de medewerkers. Dat maakt het een continu en duurzaam proces.

Zien de medewerkers ook verbetering? Tijdens de eerste bijeenkomst geven medewerkers aan dat er al dingen zijn veranderd: ‘De dingen lopen gewoon lekkerder’ zegt één van de medewerkers. Een andere medewerker licht toe dat hij zich meer gezien voelt (erkenning) en dat er steeds meer aandacht is voor complimenten en feedback. Erik de Smit: ‘Het hele traject hebben we omgedoopt tot de Inca-trail. Samen zijn we op weg naar een betere organisatie. Dat is mooi!’

Hoe blijf je de organisatie verbeteren?

Waar ligt voor jou voor de komende tijd de focus en de uitdaging? ‘Het is goed dat we hiermee begonnen zijn, maar ik zie ook dat alle veranderingen niet van de een op andere dag klaar zijn. Het is ‘slow-cooking’. Voor de komende tijd is het vooral belangrijk dat we ‘blijven koken’. Organisatorisch vragen dit soort trajecten bij ons wat meer organisatie dan in een ‘gewone kantoortuinorganisatie’ We werken immers verspreid over verschillende ziekenhuizen en hebben geen gezamenlijk kantoor of ruimte of momenten dat we vanzelfsprekend bij elkaar komen. We zijn een organisatie met veel doeners, harde werkers met een hart voor de OK. Uitdaging is om naast het gewone werk de verbeteracties op gang te houden en te blijven luisteren naar feedback van de medewerkers. Maar daarom vind ik het fijn als de MonitorGroep vanaf de zijlijn blijft aanmoedigen en ondersteunen. Dat helpt ons om de Inca-trail goed voort te zetten.’ aldus Erik de Smit.

Arie Pieter Veldhoen van de MonitorGroep geeft aan: ‘Ik zie al veel verbeterkracht vanuit de medewerkers. Dat is mooi want wij kunnen het op gang helpen, maar de bedoeling is dat de organisatie het zelf doet. De Verbetergroep Communicatie gaf tijdens de laatste bijeenkomst al aan dat ze de volgende sessie zelf gaan organiseren.’

Inca Medical is een schoolvoorbeeld voor het werken aan een betere organisatie en meer werkplezier, samen met de medewerkers. Heb jij als HR-manager tips voor andere organisaties die hun organisatie willen verbeteren? Erik de Smit vertelt: ‘Dat zijn voor mij eigenlijk drie dingen:

• Wees niet bang voor kwetsbaarheid
  Allereerst, wees niet bang om kwetsbaar te zijn. Het hele traject moet je zien als een kans om de organisatie verder te brengen. Ik heb gezien dat het alleen maar goed wordt ontvangen dat wij ons als vennoten meer open en kwetsbaar opstellen.
• Slow-cooking
  Het veranderen van een organisatie gaat niet in een maand. Dat hoeft ook helemaal niet, zolang je maar vooruit blijft gaan, blijft koken dus. Stilstaan bij de kleine stappen die je zet en dit vieren, helpt daarbij.
• Luister
  Ja, en wat ik heb gezien is dat medewerkers heel graag meedenken met de organisatie. Dus mijn advies: laat het vanuit de medewerkers komen. Je kunt wel denken dat je alles weet, maar dat brengt je organisatie niet verder. Dus doe het samen.’

Door: Janneke van den Berg, Manager Onderzoek